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Access 2007 - Datensatz wird als "Gelöscht" angezeigt (Gelesen: 5843 mal)
MatthiasM
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Beiträge: 28
Access 2007 - Datensatz wird als "Gelöscht" angezeigt
16.03.2017 um 19:32:53
 
Hallo zusammen,

es ist eine brenzlige Angelegenheit, die schon häufiger vorgekommen ist; wenn auch nicht dramatisch, aber doch sehr ärgerlich.
Folgendes Szenario zB heute. Ich hoffe, dass ich euch genügend Informationen schreiben kann:

Ein Kollege bearbeitet ganz normal einen Datensatz, bleibt aber "eine Weile" auf dem Datensatz drauf. "Eine Weile" bedeutet ca 1/2 Stunde? - weiß ich nicht genau, aber so in etwa, er hat zwischendurch eine Pause gemacht. Ich weiß NICHT, ob er die Ergänzungen / Änderungen im Datensatz über den zur Verfügung stehenden Button gespeichert hat(!).

Jedenfalls war er nicht am Platz und auf dem Datensatz drauf. Sein PC war gesperrt. Ich wollte nun während dieser Zeit einen völlig anderen Datensatz ergänzen und es kam plötzlich ein Laufzeitfehler "31??"... "Datensatz gelöscht". Beim Klicken auf "Beenden" (statt "Debugg") wurde dann aber doch der Datensatz geöffnet. Ähnliches bei 3 weiteren Kollegen.
Durch den Fehler arlamiert zog ich eine Kopie vom Backend in einen separaten Ordner und schaute mit das Ganze an: Der Datensatz, den mein Kollege bearbeitete, ist als "#Gelöscht" sichtbar, alle anderen waren augenscheinlich OK.

Geistesgegenwärtig habe ich nichts gemacht und wartete auf den Kollegen. Dem schilderte ich dann die Angelegenheit und ich sagte ihm, dass er auf dem Datensatz drauf bleiben soll - also auf keinen Fall schließen(!). Denn der Datensatz war nur noch bei ihm am PC mit allen Daten verfügbar. Nach längerer Überlegung bat ich ihn, auf "Speichern" zu klicken. Dann habe ich bei mir "Aktualisieren" ausgeführt. Seit dem lief plötzlich alles wieder ohne Probleme - sowohl bei mir als auch bei allen anderen Kollegen - und der Datensatz war "gerettet" - sozusagen, und für alle verfügbar. Happy End!

Es war aber nicht immer so. Wir haben zwar Firmenintern eine recht gute Daten-Sicherung, aber es gab auch schon Fälle, da waren Datensätz im Nachhinein komplett weg. Sicher auch, weil Datensätze oder Tabellen geschlossen wurden.

Meine Fragen sind nun:
1. Wie kann das passieren
2. Wie kann ich es verhindern
3. Welche weiteren Infos / Daten / Dateien benötigt ihr um zu helfen

Viele Grüße
Matthias
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df6gl
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DF6GL

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Re: Access 2007 - Datensatz wird als "Gelöscht" angezeigt
Antwort #1 - 16.03.2017 um 21:17:19
 
Hallo,


Fragen, die wichtig sind:

--Ist die DB in Frontend und Backend aufgeteilt?
--Hat jeder User seine eigene lokale Frontend-Datei?
--Um was für ein Netzwerk handelt es sich?
--Ist die Netzwerkumgebung stabil oder gibt es auch sonst Verbindungsabbrüche?




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Gruß
Franz, DF6GL
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MatthiasM
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Re: Access 2007 - Datensatz wird als "Gelöscht" angezeigt
Antwort #2 - 17.03.2017 um 18:02:43
 
Hallo,

zu 1 und 2: Ja, die DB ist in Front- und Backend aufgeteilt. Das Backend liegt in einem Ordner auf einem lokalen Server. Jeder Benutzer nutzt eine Kopie (keine Verknüpfung!) vom Frontend auf dem eigenen Firmen-LapTop. Einige Benutzer nehmen kosmetische Änderungen vor, je nach Bedarf. Aber wenn, dann nur in einem Startformular, das als generelle Übersicht und der Auswahl von zu bearbeitenden Datensätzen dient. Das sollte kein Problem sein.
Es wird 2 Mal pro Tag automatisch eine Sicherung vom Backend erstellt.

zu 3: ich weiß jetzt nicht genau, was gemeint ist: Es ist ein lokales Firmennetzwerk, das in einem globalen Intranet mit weiteren lokalen Netzwerken integriert ist. Das Backend liegt jedoch im lokalen Netz, also nicht auf irgendeinem Server zB in Amerika.
Wir können über einen Tunnel (zB von eine externen Büro aus) auf das Netzwerk zugreifen und somit auch auf das Backend. Es gibt min. einen Benutzer, der das so umsetzen muss. Ich kann auch von Zuhause aus auf die DB zugreifen. Dauert dann aber manchmal ewig, bis ein Datensatz geladen ist.

zu 4: die Rechner sind alle über LAN im Netz. Dort gibt es eigentlich keine Verbindungsabbrüche. Der Kollege, der über den Tunnel rein muss, schilderte ebenfalls keine Probleme mit der Verbindung. Er bekam die gleiche Meldung über einen Laufzeitfehler wie alle anderen, die lokal im Netz waren.

Es sind der Zeit insgesamt 5 mögliche Nutzer gleichzeitig über ihr Frontend auf der DB. Ist also überschaubar.

Noch ein Hinweis, fällt mir gerade eben ein: 4 Benutzer haben Access komplett installiert und ich habe Menü/Berabeitung usw im Frontend nicht deaktiviert. Es besteht also im Prinzip Vollzugriff. Das ist aber eigentlich so gewollt, weil ich letztendlich nicht X unterschiedliche Frontends bauen wollte. -> Könnte das ein Problem sein? Ich weiß, jetzt atmen wahrscheinlich einige hier erstmal tief durch. Aber es ist bewusst so von mir gewollt (bis jetzt noch), damit die Kollegen sich ihre Ansicht anpassen können (siehe oben zu 1 und 2).

Viele Grüße
Matthias
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df6gl
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DF6GL

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Re: Access 2007 - Datensatz wird als "Gelöscht" angezeigt
Antwort #3 - 17.03.2017 um 19:51:40
 
Hallo,

naja, wenn die User die Möglichkeit haben, weitgehend unkontrolliert am FE herum zu schrauben, dann können die Auswirkungen nicht vorhergesehen werden...

Ich schlage deshalb vor, dass die User, die die Vollversion haben, aus Ihrem Frontend eine accde-Datei generieren und diese, zumindest testweise, eine zeitlang zu benutzen.
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« Zuletzt geändert: 18.03.2017 um 09:06:10 von df6gl »  

Gruß
Franz, DF6GL
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Maggie
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Re: Access 2007 - Datensatz wird als "Gelöscht" angezeigt
Antwort #4 - 18.03.2017 um 00:39:50
 
Hallo,

Zitat:
Einige Benutzer nehmen kosmetische Änderungen vor, je nach Bedarf.


du solltest genauer definieren was das für Anpassungen sind und diese per Programm unterstützen.

Es ist ein Unding, wenn die Benutzer einer Anwendung daran nach Belieben herumbasteln können, das sollte unbedingt verhindert werden.
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« Zuletzt geändert: 18.03.2017 um 00:40:17 von Maggie »  

Gruß Maggie
 
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MatthiasM
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Beiträge: 28
Re: Access 2007 - Datensatz wird als "Gelöscht" angezeigt
Antwort #5 - 18.03.2017 um 09:51:39
 
Hallo,
Zitat:
Ich schlage deshalb vor, dass die User, die die Vollversion haben, aus Ihrem Frontend eine accde-Datei generieren und diese, zumindest testweise, eine Zeitlang zu benutzen.


Ja, das wäre wohl zunächst die beste Option.

Wir sind noch immer in der Entwicklung und prüfen für uns die Funktionalität und Bedienbarkeit.

Unter kosmetische Änderungen meinte ich reine Änderungen in der Ansicht, also Layout-Änderungen. Wie ich das mit einer accde umsetzen kann weiß ich nicht, ich glaube gar nicht.

Wie erreiche ich, dass nach jeder Inhalts-Änderung eines beliebigen Feldes der Datensatz gespeichert wird? Macht das überhaupt Sinn?

Viele Grüße
Matthias
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« Zuletzt geändert: 18.03.2017 um 09:52:43 von MatthiasM »  
 
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df6gl
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DF6GL

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Re: Access 2007 - Datensatz wird als "Gelöscht" angezeigt
Antwort #6 - 18.03.2017 um 11:50:47
 
Hallo,
Zitat:
in der Entwicklung und prüfen für uns die Funktionalität und Bedienbarkeit.


Und das überlässt Du (teilweise) den unbedarften Usern?

Das ist, wie Maggie schon sagte, Unfug.   Du(!) bist der Entwickler und nur Du(1) darfst Änderungen am FE (und evtl. BE)  vornehmen.Die User sind allesamt außen vor und berichten(!) Dir lediglich über Fehlfunktionen, bzw. gewünschte Funktionsänderungen.

Anderseits ist es ein normaler Vorgang, dass ein bestimmter Datensatz nur von einem User zur selben Zeit bearbeitet werden kann,  Aktionen von anderen Usern an diesem Datensatz werden verworfen.

Zitat:
dass nach jeder Inhalts-Änderung eines beliebigen Feldes der Datensatz gespeichert wird? Macht das überhaupt Sinn?


Nein , das macht in aller Regel keinen Sinn.  Es könnte Abhängigkeiten von DS-Feldern geben, die nicht synchronisiert werden und man damit Schrott(-Daten) erzeugt.



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Gruß
Franz, DF6GL
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MatthiasM
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Re: Access 2007 - Datensatz wird als "Gelöscht" angezeigt
Antwort #7 - 18.03.2017 um 20:35:14
 
Hallo Maggie, Hallo Franz,

ich kann eure berechtigten Einwände vertsehen. Ich möchte darüber aber nicht weiter diskutieren, dass ich 4 Usern die Berechtigung erteile, das Layout(!) anzupassen. Sie sind alle involviert und schlagen mir sinnvolle Änderungen vor, die sie zuvor selbst ausprobiert haben. Das ist alles. Und das hilft mir, ALLEN Usern ein Layout zu verpassen, welches dann auch wirklich für ALLE sinnvoll nutzbar ist.
Manchmal habe ich den Eindruck, dass ihr das nicht verstehen könnt, dass man Nutzer mit ins Boot nimmt. Vielleicht habe ich aber auch was falsch verstanden.

Letztendlich sind wir aber am eigentlichen Thema vorbei. Ich wollte wissen, warum ein DS als Gelöscht markiert wird, wenn dieser von einem Nutzer längere Zeit bearbeitet wird - oder dieser sich während der Bearbeitung kurzzeitig (oder länger?) abmeldet. Zu diesem Zeitpunkt und auch davor hat niemand eine Änderung am Layout vorgenommen. Das ist jetzt sicher, denn ich habe alle FEs "eingesammelt".

Bitte beißt euch nicht darauf fest, dass User ein Layout ändern dürfen. Das kann nicht die Ursache dafür sein, dass ein DS als "Gelöscht" angezeigt wird.

Zitat:
Anderseits ist es ein normaler Vorgang, dass ein bestimmter Datensatz nur von einem User zur selben Zeit bearbeitet werden kann,  Aktionen von anderen Usern an diesem Datensatz werden verworfen.

Das ist nur teilweise richtig. Die Änderungen werden nur nach Abfrage und entsprechender Bestätigung verworfen. Ich habe die Datensätze bei Bearbeitung manuell sperren müssen, damit es keine Konflikte gibt.

Viele Grüße
Matthias
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df6gl
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DF6GL

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Re: Access 2007 - Datensatz wird als "Gelöscht" angezeigt
Antwort #8 - 19.03.2017 um 08:49:03
 
Hallo,

nun gut, es sind ja nur gut gemeinte Vorschläge und Vermutungen zum Problem... Wenn sich allerdings nicht an die klassisch anerkannten Grundregeln gehalten wird, können eben solche Phänomene auftreten.


In einer diesbezüglich "richtig" konzipierten Datenbank kommt ein unvorhergesehenes Löschen nicht vor.


Selbst wenn ein User von der Normalansicht eines Form zu dessen Entwurfsansicht wechselt, speichert Access, zumindest wird es versucht, den DS in diesem Moment ab. 

Je nach Einstellungen in den Optionen bzgl. DS-Sperrungen werden dabei verschiedene Integritätsprüfungen ausgeführt.

Ansonsten ist (mir) eine weitere Analyse des Verhalten  nicht möglich..
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Gruß
Franz, DF6GL
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MatthiasM
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Re: Access 2007 - Datensatz wird als "Gelöscht" angezeigt
Antwort #9 - 19.03.2017 um 19:23:15
 
Hallo,

Zitat:
nun gut, es sind ja nur gut gemeinte Vorschläge und Vermutungen zum Problem... Wenn sich allerdings nicht an die klassisch anerkannten Grundregeln gehalten wird, können eben solche Phänomene auftreten.

Ja ich weiß, dass das gut gemeint ist, bitte nicht falsch verstehen. Ich danke euch auch für die Hinweise und Warnungen.

Eigentlich wollte ich vermeiden, das Ganze zu erklären, nun doch:
Der Hintergrund für mein Vorgehen mit der DB ist eigentlich banal. Es gibt unterschiedliche Anforderungen für die Ansicht im Startformular, bedingt durch unterschiedliche Aufgaben / Positionen der Mitarbeiter in der Firma. Mir allein ist es nicht gelungen, diese Anforderungen abzudecken und dazu bat ich die entsprechenden User um Mithilfe.
Es handelt sich um eine DB für Feldschadteile im Automobil-Sektor, da fallen eine Menge an Informationen an, die für die Behandlung jedes einzelnen Falles vernünftig berücksichtigt und betrachtet werden müssen. Dadurch wird das Startformular schnell überladen mit Infos, die andere User dort gar nicht benötigen. Das sieht dann der Zeit so aus, wie im Anhang gezeigt.

Natürlich kann man ein anderes Startformular basteln, über welches man dann zu unterschiedliche Übersichts-Formularen kommt. Aber dann sind für den User, der über den Tunnel rein muss (plus ein Kollege, der oft in Belgien sitzt), die Ladezeiten sehr lang (man wartet zT bis zu 2 Minuten!). Das geht so nicht. Deswegen diese dämliche Krücke.

So, nun genug erklärt (das war die Kurzform), ich hoffe ihr könnt das wenigstens in etwa nachvollziehen. Wenn nicht, dann bitte meckern. Dann versuche ich das noch mal  Smiley

Ich verteile morgen eine *.accde für alle User, um diese Sache mit der Bearbeitungsmöglichkeit auszuschließen und werde das Ganze weiter beobachten.

Zitat:
In einer diesbezüglich "richtig" konzipierten Datenbank kommt ein unvorhergesehenes Löschen nicht vor.

Was genau meinst du damit: "richtig" konzipiert?

Zitat:
Je nach Einstellungen in den Optionen bzgl. DS-Sperrungen werden dabei verschiedene Integritätsprüfungen ausgeführt.

Standardmäßig ist es möglich, dass jeder User einen DS bearbeiten kann, egal, ob ein anderer User drauf ist oder nicht. Beim Schließen oder Speichern wird dann abgefragt, welche Einträge verworfen werden sollen. Dabei gab es Konflikte. Ich habe dann den Datensatz bei Bearbeitung gesperrt (Eigenschaftenblatt, Datensätze sperren -> Bearbeiteter Datensatz), siehe Anhang. Seid dem ist dort Ruhe.

Muss auch nochmal nachdenken... Und es ist Sonntag!  Griesgrämig

Viele Grüße und danke für die bisherigen Hinweise,
Matthias
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MatthiasM
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Re: Access 2007 - Datensatz wird als "Gelöscht" angezeigt
Antwort #10 - 28.03.2017 um 17:47:49
 
Hallo zusammen,

heute war es leider wieder soweit, dass ein Datensatz als gelöscht angezeigt wurde. Alle User arbeiten mit eine *.accde.

Ich werde nachher noch Details beschreiben. Es scheint aber so, dass das auftritt, wenn jemand einen Report ausdruckt (via VBA in eine Wordvorlage), zuvor den DS aber nicht gespeichert hat und im DS bleibt.

Was benötigt ihr alles an Infos?

Vielen Dank.

Viele Grüße
Matthias
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df6gl
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DF6GL

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Re: Access 2007 - Datensatz wird als "Gelöscht" angezeigt
Antwort #11 - 28.03.2017 um 18:36:50
 
Hallo,


den Code , der hinter der Aktion akt. in der Datei steht.

Zitat:
wenn jemand einen Report ausdruckt (via VBA in eine Wordvorlage), zuvor den DS aber nicht gespeichert hat und im DS bleibt.


Wie ist das denn gemeint?
Druckt er nun einen Bericht oder füllt er ein Word-Dok auf Basis der Word-Vorlage aus und druckt dieses?

Den zweiten Teil des Satzes versteh ich gar nicht. "im DS bleibt"  ? 

Was ist denn die akt. DB-Konstruktion?

accde -->  erlaubt keine Layout-Änderungen....
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« Zuletzt geändert: 28.03.2017 um 18:38:57 von df6gl »  

Gruß
Franz, DF6GL
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Re: Access 2007 - Datensatz wird als "Gelöscht" angezeigt
Antwort #12 - 19.05.2017 um 18:25:12
 
Hallo,

sorry, dass ich mich so sehr verspätet zurück melde, ich hatte einiges um die Ohren.

Leider besteht das o.g. Problem noch immer; und gerade heute war es wieder so weit. Ein Kollege bearbeitete einen "DS" (= Datensatz) und das längere Zeit, inklusive Reporterstellung (dazu unten mehr). Dann wurde dieser DS als "#gelöscht" angezeigt und andere Kollegen konnten ihre eigenen Datensätze nicht mehr bearbeiten mit der Meldung, dass der Datensatz gelöscht sei. Waren sie aber nicht. Alle Kollegen schlossen die Datenbank. Nach dem Wiederöffnen waren aber alle Daten vorhanden. Also kein Datenverlust, dafür aber Panik.
df6gl schrieb am 28.03.2017 um 18:36:50:
den Code , der hinter der Aktion akt. in der Datei steht.

Den kompletten Code für diese Aktion habe ich im Anhang zugefügt.

Zitat:
Zitat:
wenn jemand einen Report ausdruckt (via VBA in eine Wordvorlage), zuvor den DS aber nicht gespeichert hat und im DS bleibt.


Wie ist das denn gemeint?
Druckt er nun einen Bericht oder füllt er ein Word-Dok auf Basis der Word-Vorlage aus und druckt dieses?

Den zweiten Teil des Satzes versteh ich gar nicht. "im DS bleibt"  ? 


Ja, da habe ich mich vielleicht missverständlich ausgedrückt. Das ist kein "Druck" in diesem Sinne. Ich übergebe via VBA die Daten aus dem entsprechenden Datensatz in eine Wordvorlage, mit einem Button aus einem Formular. Hinter diesem Button (der heißt "PrintToWord"  Smiley) steckt der Code, wie im Anhang gezeigt.

Mit dem "im DS bleibt" meinte ich, dass der Kollege auf dem Datensatz ist, als wenn er ihn bearbeiten würde.

Zitat:
Was ist denn die akt. DB-Konstruktion?

Die sieht selbst für mich als Laie nicht prickelnd aus - wenn ich ehrlich bin. Wobei ich nicht "glaube", dass das der Grund für dieses Verhalten ist. Wissen tue ich das natürlich nicht.......

Es gibt eine Haupttabelle mit satten 78 Feldern. Dazu weitere 23 Tabellen, die Standarddaten enthalten und für Auswahlfelder in Formularen verwendet werden. Diese Daten werden dann in die Datensätze der Haupttabelle eingetragen. Die Datenbank hat eine Größe von ca 9 MB - nicht wirklich groß, wie ich meine.

Thema "Normalisierung":
@Franz: Du hattest mir schon mal vor 2 Jahren via Mail nahegelegt, die Tabelle zu normalisieren. Ich finde aber keine vernünftige Strategie, die sinnvoll funktioniert. Ich habe X Tabellen und könnte aus dem Stand nur 2 in Beziehung bringen. Ansonsten habe ich noch keine Strategie gefunden, die sinnvoll ist und funktioniert. Der Sinn der Normalisierung ist wohl Datenreduktion - oder verstehe ich das falsch?
Ich stehe da wirklich auf dem Schlauch. Deswegen konnte ich die Normalisierung noch nicht konsequent umsetzen Traurig

Viele Grüße
Matthias
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df6gl
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DF6GL

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Re: Access 2007 - Datensatz wird als "Gelöscht" angezeigt
Antwort #13 - 21.05.2017 um 08:58:36
 
Hallo,

tja...

Wozu ist das dauernde Refresh gut?

Speicher den DS am Anfang der Prozedur mit

RunCommand accmdSaveRecord
oder
Me.Dirty = False
ab.

Das Zuweisen von Werten an ein fremdes(?) Form (Forms("Analysis Data")!ReportDate = Now())   sollte eher vermieden werden.  Aktualisiere lieber das Feld mit einer Aktualisierungsabfrage.

Handelt es sich um das akt. Form , dann reicht
Me!ReportDate = Now())


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Gruß
Franz, DF6GL
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Re: Access 2007 - Datensatz wird als "Gelöscht" angezeigt
Antwort #14 - 23.05.2017 um 19:36:38
 
Zitat:
Wozu ist das dauernde Refresh gut?

Das war eine Verzweiflungstat meinerseits...  Lippen versiegelt

Zitat:
Speicher den DS am Anfang der Prozedur mit

RunCommand accmdSaveRecord
oder
Me.Dirty = False
ab.

OK, das habe ich gemacht. Allerdings erst nach dem hier:

Zitat:
Das Zuweisen von Werten an ein fremdes(?) Form (Forms("Analysis Data")!ReportDate = Now())   sollte eher vermieden werden.  Aktualisiere lieber das Feld mit einer Aktualisierungsabfrage.

Handelt es sich um das akt. Form , dann reicht
Me!ReportDate = Now()

Ja, es ist das aktuelle Formular. Ich bin mir jetzt nicht sicher, warum ich da so umständlich herangegangen bin. Jedenfalls funktioniert "Me!ReportDate = Now()" genauso gut.

Ich werde eine neue accde erstellen, verteilen und testen. Vielen Dank für die guten Hinweise!

Aber über das Thema "Normalisierung" muss ich mich noch mal beugen...

Viele Grüße
Matthias
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